活动策划与执行时的注意事项
[2020-06-19]

1.预算。活动的规模取决于活动资金,所以,先确定预算,再确定计划是最为稳妥的。如果你不知道预算,就可能会出现这样的情况:你做的方案执行下来需要10万,而你的客户只能出资3万,或者是你的活动策划方案是按5万预算所做,而你的客户确是需要20万的活动策划方案。这样,往往会出现差强人意的现象,不仅做了许多无用功,还与客户失之交臂。

2.场地。场地的大小决定了舞美的尺寸、场地的视觉效果决定了灯光的设置、场地的设施决定了活动的规格、场地的入场时间决定着布展时间,如此等等,所以场地的确定以及勘察有助于活动方案的策划。

3.活动时间推进表。包括项目推进表、物料清单表和人员分工表。项目推进表是把整体的活动分为几个部分,分时间段的去完成。物料清单表是列出活动所需物料,查看哪些已准备,哪些未准备,未准备的抓紧时间准备。人员分工表即把活动中的项目责任到人。特别注意的是要预留出一部分时间验收以及查缺补漏。

4.过场。这里所说的过场并不是指活动前的走场,而是指作为本次活动的总负责人在脑海中的活动模拟。哪个环节可能会出现问题、哪个场景可以优化、哪个流程还需调整等等,一一过滤之后,在容易出错的地方提高警惕,并做好预案,防止出现活动前期准备不足造成的现场混乱。

5.撰写执行手册。执行手册包括:

(1) 活动概述:活动时间、地点等。

(2) 活动流程:即活动时间流程。

(3) 布置方案:场地布置平面效果图、3D舞美效果图、舞美效果图尺寸图等。

(4) 人员分工:对活动进行人员分工,把握活动的各个环节进行把控。

(5) 工作人员联络表:统计工作人员的联络电话。


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